Per accedere all’archivio occorre compilare l’apposito modulo di ammissione , specificando le generalità, l’indirizzo, il recapito telefonico, esibire un documento di riconoscimento ed indicare il tipo di materiale che si intende consultare e le motivazioni per cui lo si richiede. I dati personali sono trattati nel rispetto delle disposizioni vigenti in materia.
L’utente che chiede di accedere all’archivio deve prendere visione delle norme del regolamento che regolano l’accesso, la consultazione e i servizi ed impegnarsi a osservarne integralmente le disposizioni e le successive eventuali integrazioni e/o modifiche, notificate mediante semplici affissioni nei locali dell’archivio. Il personale dell’archivio è a disposizione per guidare i ricercatori nel primo accesso.
L’utente si impegna a consegnare una copia delle pubblicazioni da lui prodotte con riferimento al materiale conservato presso l’archivio stesso. Si assicura la dovuta riservatezza alle tesi di dottorato conservate presso l’archivio.
La consultazione dei documenti è riservata a coloro che abbiano compiuto la maggiore età ed è soggetta ad alcune limitazioni, quali la verifica delle effettive capacità del richiedente di leggerne o decifrarne il contenuto, la presentazione scritta del rispettivo docente nel caso di studenti universitari che devono condurre le ricerche specifiche, il deposito di un documento di identità durante la permanenza in sala.
Lo studioso è tenuto a rispettare il Codice di deontologia e di buona condotta per i trattamenti di dati personali per scopi storici (Provvedimento del Garante n. 8/P/2001 del 14 marzo 2001, Gazzetta Ufficiale 5 aprile 2001, n. 80).
Nella consultazione dei documenti si può fare uso solamente della matita cancellabile.